Requisitos legales para abrir una tienda online

Montar una tienda online puede “parecer” muy fácil, solo hace falta montar un web, subir el catálogo de productos (Ej. Dropshipping) y empezar a vender. A simple vista es mucho más sencillo y rápido que montar un negocio físico que requiere de infinidad de permisos, licencias, inversión, etc. Te equivocas.

No cabe duda que un negocio online tiene “algunas” facilidades más que uno físico, sin embargo muchas veces nos olvidamos de todos los requisitos legales que son de obligatorio cumplimiento en cualquier negocio, sea virtual o presencial.

Requisitos legales para abrir una tienda online

Antes de lanzarnos a la aventura son muchos los aspectos que debemos revisar con paciencia si queremos operar legalmente y con todas las garantías para nosotros y nuestros consumidores y usuarios.

Hacienda y Seguridad Social

Si vamos a comenzar nuestra actividad por primera vez, debemos solicitar antes el alta en Hacienda con el modelo 036, donde rellenaremos nuestros datos y los de la actividad que vayamos a emprender mediante epígrafe del Impuesto de Actividades Económicas (IAE), así como indicar cuál será nuestro domicilio fiscal. Posteriormente solicitaremos el alta como autónomo en la Seguridad Social.

Además, si vamos a operar a través de una sociedad, debemos cumplir otra serie de obligaciones formales para su constitución dependiendo de la forma jurídica escogida (Sociedad de Responsabilidad Limitada, Sociedad Cooperativa…).

En el caso de que ya estemos dados de alta en ambos sistemas, solo será necesario comunicar a Hacienda el nuevo epígrafe IAE si vamos a realizar una actividad nueva o distinta a la que ya veníamos ejerciendo.

En cualquier caso, recomendamos contar con los servicios de una asesoría especializada que gestione periódicamente todas tus obligaciones fiscales y laborales.

Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSI)

La Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSI) regula todos los aspectos jurídicos de cualquier actividad online que constituya una actividad económica. En el caso de una tienda online, todos los productos o servicios que ofrezcamos a cambio de una contraprestación económica estarán sujetos a dicha Ley.

No obstante, el carácter gratuito de un servicio no determina por sí mismo que no esté sujeto a la LSSI. Existen multitud de servicios gratuitos ofrecidos a través de Internet que igualmente podrían representar una actividad económica para nosotros por otras vías como la publicidad, ingresos de patrocinadores, etc. y, por lo tanto, también están incluidos dentro de su ámbito de aplicación.

Para cumplir con la LSSI, es fundamental la identificación del prestador de servicios relacionados con Internet, es decir, nosotros. Para ello, debemos indicar de forma permanente, clara y directa la siguiente información en nuestra página web:

  • Nombre o denominación social y datos de contacto: domicilio, correo electrónico y cualquier otro canal de comunicación directa (Ej. Teléfono, Fax, etc.)
  • En el caso de una sociedad, debemos indicar también el número de inscripción del Registro Mercantil o de cualquier otro registro público.
  • Si se precisa o no de una autorización administrativa previa.
  • Si se ejerce una profesión regulada, los datos del colegio profesional y el número de colegiado; el título académico y el Estado de la UE en que se expidió; la correspondiente homologación (en su caso); y los códigos deontológicos aplicables.
  • Nuestro número de Identificación Fiscal (NIF)
  • Información sobre el precio de los productos, indicando si incluye o no los impuestos aplicables y los gastos de envío.

Obligaciones de contratación electrónica
Además, en el caso de que exista un proceso de contratación electrónica, debemos indicar también la siguiente información:

Antes de la contratación

  • Las condiciones generales de contratación.
  • Los trámites o pasos que debe seguir el usuario para celebrar el contrato.
  • Si vamos a archivar el documento electrónico del contrato y si será accesible.
  • Los medios técnicos que ponemos a disposición del usuario para identificar y corregir los errores en la introducción de los datos antes de confirmarlos.
  • La lengua o lenguas en las que puede formalizarse el contrato.

Después de la contratación

  • Confirmar la recepción de la aceptación por medio de un acuse de recibo por correo electrónico u otro medio de comunicación electrónica en el plazo de las 24 horas siguientes a la recepción o por un medio equivalente al usado en la contratación.

Ley de Cookies

Una cookie es “cualquier tipo de archivo o dispositivo que se descarga en el equipo del un usuario con la finalidad de almacenar datos que puedan ser actualizados y recuperados por la entidad responsable de su instalación”.

Básicamente se trata de archivos de texto que se instalan en el navegador del usuario y en los que se guarda información sobre su navegación, de forma que podemos obtener estadísticas de nuestra página web a través de herramientas como Google Analytics.

Para una correcta aplicación de esta norma perteneciente al artículo 22 de la LSSI, cuando un usuario visita nuestra página web por primera vez, éste debe consentir la instalación de nuestras cookies.

Para facilitar dicho consentimiento, debemos poner a disposición del usuario un procedimiento por el cual informemos previamente sobre los siguientes aspectos:

  • Tipo de cookies que se instalarán al visitar nuestra web.
  • Utilización de dichas cookies: para qué y por quién.
  • Instrucciones para desactivar las cookies en los diferentes navegadores.

Generalmente, la forma de informar al usuario de nuestra política de cookies y su aceptación se realiza mediante un pop-up o un mensaje visible en la zona superior o inferior de la pantalla. En el caso de WordPress, puedes utilizar plugins como Aviso de Cookie para cumplir correctamente una parte del procedimiento.

Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)

Es otra norma de obligado cumplimento para cualquier negocio físico o virtual que recabe y almacene datos de carácter personal de sus clientes, empleados, proveedores, etc.

En nuestra tienda online habitualmente vamos a gestionar los datos personales de nuestros consumidores para poder prestar nuestros servicios, como solicitar pagos, enviar los pedidos a su domicilio y/o realizar cualquier comunicación de seguimiento del pedido o de carácter comercial, en todos estos casos es de vital importancia cumplir con la LOPD.

Como responsables del tratamiento de esta información, recaen sobre nosotros una serie de obligaciones establecidas por dicha Ley:

  • Inscripción de los ficheros ante el Registro General de la Agencia Española de Protección de Datos.
  • Asegurarnos de que los datos solicitados sean adecuados a las necesidades del negocio y veraces, obtenidos lícita y legítimamente y tratados de modo proporcional a la finalidad para la que fueron recabados.
  • Garantizar el cumplimiento de los deberes de secreto y seguridad.
  • Informar mediante nuestra política de privacidad a los titulares de los datos personales en la recogida de éstos y obtener su consentimiento previo para el tratamiento de los datos personales.
  • Debemos facilitar y garantizar el ejercicio de los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación al tratamiento. Además, asegurarnos de que se cumpla lo dispuesto en la LOPD en nuestras relaciones con terceros que también presten servicios (Ej. Agencias de transportes) y que comporten el acceso a los datos personales. Además, cumplir cuando proceda con lo dispuesto en la legislación sectorial que le sea de aplicación.

Ley de Consumidores y Usuarios para el Comercio Electrónico

Dentro de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios, en 2014 se introdujeron una serie de cambios destinados a otorgar mayor protección a los consumidores, en principio con la finalidad de fomentar el comercio online.

De cara a nuestro ecommerce, supone la obligación de cumplir con las siguientes normas:

  • Comunicar en un lugar visible nuestro nombre o denominación social y datos de contacto: domicilio, correo electrónico y cualquier otro canal de comunicación directa (Ej. Teléfono, Fax, etc.)
  • Todo pago adicional deberá ser expresamente aceptado por el consumidor. En el caso de suplementos debemos comunicarlos de una manera clara y comprensible y su aceptación por el consumidor y usuario se realizará sobre una base de opción de inclusión.
  • No podemos cobrar cantidades adicionales por el uso de los medios de pago habilitados, si estas superan el coste soportado por nosotros por el uso de tales medios.
  • Debemos asumir los riesgos que pudiera sufrir el producto durante el transporte hasta que sea entregado al consumidor.
  • Es necesaria la confirmación expresa por parte del consumidor de que es consciente de que el pedido implica una obligación de pago.
  • El plazo de desistimiento es de 14 días naturales y se establece que en caso de entregas de bienes múltiples o por partes, se empieza a contar el plazo desde la entrega del último de los bienes o componentes. En caso de no informar correctamente sobre la existencia del derecho de desistimiento, el plazo para desistir se amplía a doce meses.
  • Debemos indicar expresamente que el coste de la devolución en caso de desistimiento corre por cuenta del consumidor. En caso de desistimiento deberán devolverse también los costes de la entrega del producto, aunque siguen siendo de cuenta del consumidor los gastos derivados de la devolución del producto.
  • Debemos poner a disposición del consumidor los normas sobre el desistimiento y un formulario para ejercer dicho derecho.

Condiciones de Uso

Las condiciones de uso recogen los derechos y obligaciones que regulan la prestación de servicios en nuestra tienda, tanto nosotros como para los consumidores y usuarios. Estas condiciones deben ser aceptadas expresamente (Ej. Mediante un check) por el consumidor antes de adquirir cualquier producto o servicio de nuestra tienda online.

Las condiciones de uso deben estar siempre en un lugar visible de nuestra página web, además de ser lo más completas posibles, deben ser claras en su contenido y cumplir con todas las citadas leyes y otras de obligado cumplimiento.

Las condiciones de uso deben incluir los siguientes apartados:

  • Información general sobre nosotros: denominación social, datos de contacto, etc.
  • Propiedad intelectual de los contenidos mostrado en la página web.
  • Información sobre los productos y sus precios.
  • Formas de pago disponibles.
  • Información sobre la seguridad de la página.
  • Condiciones de desistimiento y devolución.
  • Plazos y opciones de entrega.
  • Garantía de los productos.
  • Política de privacidad de datos.
  • Otras leyes aplicables.

Hasta aquí un amplio repaso por todos los requisitos legales generales que debemos cumplir si queremos abrir una tienda online en España, en el marco de la Unión Europea.

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